Elaborer une politique d’achats IT responsables : les questions à se poser

Service Achats, Logique, Supply Chain, RSE ou ESG, Opérationnels et, bien sûr, IT : rares sont les activités qui ne sont pas concernées par des objectifs d’inclusion de critères dits « responsables » dans leurs achats, voire qui ne sont pas sommées de concevoir une politique d’achats responsables. 

Achats IT responsables, une pratique quasi obligatoire avec la loi REEN

Adoptée en 2022, la loi « Réduction de l’Empreinte Environnementale du Numérique », plus communément nommée selon son acronyme, REEN, vise cinq enjeux : 

1. Allonger la durée de vie des équipements en luttant contre l’obsolescence programmée. Les consommateurs doivent donc être informés de l’impact de toute mise à jour sur leurs appareils. Deux ans après l’achat, tout appareil doit aussi pouvoir recevoir le système d’exploitation que souhaite l’utilisateur. Les fabricants ne peuvent pas non plus bloquer la restauration d’un terminal réparé ou reconditionné. 

2. Déployer une stratégie publique de numérique responsable. Les communes de plus de 50 000 habitants doivent ainsi adopter une stratégie de numérique responsable. Cela comprend la récupération de la chaleur des datacenters ou le recyclage des équipements de 10 ans ou moins. 

3. Sensibiliser et former à l’impact environnemental du numérique. Le numérique responsable et la sobriété numérique ont ainsi trouvé leur place dans les parcours scolaires. De même, ces sujets ainsi que l’éco-conception des services numériques sont inclus dans les cursus des ingénieurs en informatique.  

4. Développer des usages vertueux. Le démarchage téléphonique est, par exemple, limité. 

5. Réduire la consommation énergétique des data centers. L’utilisation de sources renouvelables d’énergie est associée à la réduction des consommations. Les datacenters sont aussi soumis à l’obligation de partager des indicateurs démontrant la mise en place d’actions de réduction et l’efficacité de celles-ci. 

Du premier enjeu découle l’obligation de concevoir et adopter une politique d’achats responsables IT. Il s’agit de s’assurer que les fournisseurs d’équipements IT permettront aux entreprises utilisatrices des terminaux de respecter la réglementation en vigueur. 

Quelles questions (se) poser  avant de lancer une politique d’achats IT responsables ? 

Avant de pouvoir envisager des critères techniques ou de rédiger une politique, il est nécessaire de comprendre : qu’est-ce qu’un achat responsable ? Est dit « responsable » un achat qui inclut des critères de performance environnementale et socio-économique. Ces critères, une fois objectivés, peuvent alors participer à réduire l’impact environnemental, ici de l’IT et plus spécifiquement des terminaux, et favoriser les pratiques éthiques tout au long de la chaîne de valeur.  

Ainsi donc, on peut s’interroger sur les critères qui peuvent encadrer une politique d’achats responsables, ou les questions qu’elle sous-tend. 

Le produit est-il utile ? 

La définition de l’utilité d’un produit est un critère difficile à évaluer, et encore plus à comparer. Il n’existe pas de méthode ou d’échelle universelle. Ainsi, l’utilité peut parfois être définie comme l’aspect indispensable d’un achat, ou s’évaluer au regard de sa criticité, de son volume d’usage, etc. 

Le meilleur moyen d’évaluer cette utilité et de décider si celle-ci est suffisante est de s’appuyer sur une gouvernance collégiale, comprenant l’IT, une délégation d’autorité financière et générale et des représentants métiers. L’appui systématique sur une telle procédure permet de constituer, petit à petit, une grille d’évaluation qui facilite les prises de décision suivantes et la comparaison. 

Le produit est-il évolutif ? 

Des critères d’allongement de la durée de vie des équipements sont indispensables à la diminution de leur empreinte carbone. En effet, celle-ci repose en majorité sur les émissions de production. Les critères d’évolutivité des équipements, soit dans leur conception, soit dans leurs usages, soit même dans leurs utilisateurs, permettent d’évaluer et de limiter dès la phase d’achat l’impact carbone des produits. 

Le produit est-il conforme ? 

Chaque produit doit être évalué au regard de sa conformité avec la loi mais aussi avec les engagements et ambitions de l’entreprise, en particulier lorsque celles-ci dépassent les obligations légales. 

Au-delà du produit, il convient aussi de s’assurer que le fournisseur respecte les critères que s’imposent l’entreprise ou qu’elle doit respecter, au-delà de sa propre législation, en particulier en matière de droit du travail, égalité professionnelle, protection de l’enfance, etc. 

Il est aussi attendu de tout fournisseur qu’il applique le même principe de précaution et la même exigence sur sa chaîne de valeur, en appliquant une politique similaire dans ses propres achats. 

Le produit est-il écoconçu ? 

L’écoconception s’appuie sur une approche cyclique du développement. C’est tout le cycle de vie, sur chaque étape, qui est visé pour être écoconçu. Cela signifie que chaque étape du cycle de vie et chaque acteur de la chaîne de valeur est attendu pour démontrer une approche de la conception économe en ressources et visant la meilleure exploitation. 

Le produit est-il local ? 

La sollicitation de fournisseurs offshore doit se limiter aux produits qui ne peuvent être obtenus dans les marchés locaux. De même, l’approche locale doit être envisagée sur l’ensemble du cycle de vie des produits. La gestion de la fin de vie des produits, dont le recyclage, doit être aussi réalisée à échelle locale. 

L’absence de fournisseurs locaux ne doit pas non plus uniquement permettre de faire appel à des prestataires offshore. Cela doit aussi représenter une opportunité de développer une filière locale, en particulier en co-construction avec ses paires. C’est un levier de valeur supplémentaire. 

Prestations intellectuelles et services 

Il est attendu des prestataires des services de participer à l’atteinte des objectifs visés par les achats responsables, mais aussi de les objectiver dans leurs propres activités. Dans le cadre de ce type de prestations, la part belle est donnée aux aspects humains et sociaux. 

En grande partie, c’est de la qualité de la relation client/fournisseur et de son engagement de long terme que dépend en grande partie le respect des engagements d’achats responsables. 

Factuellement, il convient aux acheteurs d’assurer le respect de ses fournisseurs tout au long de la relation, de fluidifier la communication et de sécuriser la situation, en particulier financière. Plus qu’une relation d’achat, c’est un objectif de collaboration qui est visé, dans une optique gagnant-gagnant. 

Une série supplémentaire de questions doit ainsi être couverte, telle que : 

• Mes pratiques et conditions d’achat sont-elles conformes à la législation, y compris celle du pays d’activité de mon prestataire ? 
• La propriété intellectuelle de mon prestataire est-elle prise en compte dans les conditions de notre partenariat ? 
• Notre collaboration permet-elle d’assurer la viabilité de mes prestataires et sous-traitants ? 
• Les délais et méthodes de paiement employés assurent-ils la viabilité des activités de mes prestataires ? 

De plus, au-delà de la relation contractuelle, la relation commerciale peut être envisagée comme un levier d’innovation, en particulier dans une approche de co-construction ou co-innovation. C’est dans le domaine de la Recherche et Développement (R&D) que peuvent particulièrement être développées ces pratiques, autour de l’open innovation et des modèles collaboratifs de conception. 

Le sujet du respect de la libre concurrence est aussi une part intégrante des achats responsables. Toute politique doit comprendre des critères relatifs aux méthodes d’appels d’offre, par exemple, de transparence sur les critères d’évaluation et de sélection, ou encore de communication aux prestataires. 

Conclusion 

Loin de se cantonner aux fonctions achats, une politique d’achats responsables doit être le fruit de la collaboration des utilisateurs et des commanditaires, et favoriser le développement de pratiques vertueuses. Mal employée, elle risque de devenir uniquement un moyen coercitif qui n’amène qu’à un phénomène de rejet, voire à une ambition d’évitement de ses critères.