Avec la croissance des fusions, acquisitions et réorganisations internes, la migration de tenant à tenant dans Microsoft 365 est un enjeu stratégique pour les entreprises. Ce processus permet de transférer des utilisateurs, des données et des services entre deux environnements Microsoft 365 distincts, garantissant ainsi la continuité des opérations. Cet article explore les principales approches de migration et les meilleures pratiques pour réussir ce type de projet complexe.
Pourquoi migrer de tenant Microsoft 365 ?
Les entreprises peuvent être amenées à migrer de tenant pour diverses raisons, chacune présentant des besoins et des objectifs spécifiques. Voici quelques situations où une migration de tenant devient nécessaire :
- Fusions et acquisitions : Intégration des employés et des systèmes dans un tenant unique.
- Changement de marque (rebranding) : Adaptation de l’identité des utilisateurs avec un nouveau domaine, par exemple user@fabrikam.com.
- Séparation des unités : Division d’une entreprise en plusieurs entités distinctes, nécessitant la migration de certains utilisateurs vers de nouveaux tenants.
Les deux approches principales de migration de tenant
Lorsqu'une entreprise se prépare à migrer de tenant to tenant Microsoft 365, deux stratégies principales s'offrent à elle. Chacune a ses avantages et ses inconvénients, en fonction de la taille de l’organisation et de la complexité de l’environnement informatique.
1. Migration de tenant à tenant en un seul événement (migration cutover)
La migration en un seul événement, ou "cutover", consiste à transférer tous les utilisateurs et services en une seule fois, généralement pendant une période d'inactivité comme un week-end. C’est l’option privilégiée pour les organisations de petite à moyenne taille ou les environnements moins complexes qui cherchent à réaliser une transition rapide vers un nouveau tenant Microsoft 365.
L'objectif est de réduire au maximum les interruptions de service pour les utilisateurs, en s'assurant qu'ils puissent reprendre leur travail dans le nouveau tenant dès le début de la semaine suivante, avec toutes leurs données et configurations intactes. Cette approche est particulièrement adaptée lorsqu’il y a peu d’utilisateurs ou un volume de données relativement modeste à migrer.
- Avantages : Transition rapide et simplification du projet en limitant la durée de coexistence des tenants. Moins de risques de désynchronisation entre les services comme Exchange ou SharePoint.
- Inconvénients : Risques plus élevés pour les grandes organisations ou les environnements complexes. Si un problème survient (panne réseau, erreurs de configuration), cela peut affecter tous les utilisateurs simultanément. Cette approche est déconseillée pour les migrations dépassant 7 To de données ou 15 000 utilisateurs.
2. Migration de tenant progressive
Pour les grandes entreprises ou celles avec des infrastructures complexes, la migration progressive est souvent plus adaptée. Cette approche consiste à déplacer progressivement les utilisateurs, les services, et les données d'un tenant Microsoft 365 à un autre sur une période plus longue.
Cela permet de mieux gérer les volumes de données importants et de minimiser les impacts sur les utilisateurs finaux. En migrant par phases, l'équipe IT peut se concentrer sur des sous-groupes d'utilisateurs, tester et ajuster chaque étape avant de passer à la suivante, réduisant ainsi les risques de perturbations majeures.
- Avantages : Moins de pression sur l’infrastructure réseau et les équipes IT. Les équipes peuvent tester et ajuster chaque phase pour garantir un transfert fluide, tout en minimisant les interruptions pour les utilisateurs.
- Inconvénients : La coexistence entre les deux tenants pendant la transition peut entraîner des problèmes de collaboration (problèmes de synchronisation dans Teams, accès aux fichiers SharePoint, etc.).
Les questions clés avant de migrer de tenant
Avant de se lancer dans une migration tenant to tenant, certaines questions techniques et organisationnelles doivent être posées pour éviter des complications en cours de route. Voici les principales :
1. Techniques
- Le domaine actuel doit-il être conservé dans le nouveau tenant ?
- Quel type de collaboration est attendu entre les tenants après la migration ?
- Quels services (Exchange, Teams, SharePoint) doivent être migrés ?
- Combien d'utilisateurs et de données sont concernés ?
2. Organisationnelles
- Quels sont les objectifs à atteindre dès le "Jour 1" ?
- Quelles sont les attentes des utilisateurs concernant la continuité du service ?
- Quelles métriques du projet sont fixées et lesquelles peuvent être optimisées (temps, ressources, qualité) ?
Les bonnes pratiques pour une migration de tenant réussie
Pour garantir une migration réussie, il est important de suivre des étapes clés avant, pendant et après la migration. Chacune de ces phases joue un rôle essentiel pour minimiser les interruptions et assurer une transition fluide.
- Avant la migration : Informez les utilisateurs des impacts potentiels sur leurs services (email, fichiers SharePoint, etc.), et mettez les boîtes aux lettres en mode lecture seule pour éviter la perte de données.
- Pendant la migration : Désactivez le transfert des emails vers l'ancien tenant et assurez-vous que toutes les données soient transférées correctement vers le nouveau tenant.
- Après la migration : Les utilisateurs doivent reconfigurer leurs profils dans les outils Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Teams) et vérifier la synchronisation des données.
Considérations pour les services intégrés
Lors de la migration, il est essentiel de coordonner le déplacement des services fortement intégrés, tels que Exchange, Teams, SharePoint, et OneDrive. Ces services doivent être migrés ensemble pour éviter des interruptions ou des erreurs, comme des problèmes de cache ou des rendez-vous manquants dans Teams.
Pour les migrations par étapes, il est important de noter que certains utilisateurs peuvent rencontrer des problèmes de coexistence, tels que des difficultés d'authentification avec des sessions de navigateur, des conflits de contacts Skype, ou des défis liés à l'authentification unique.
Utilisation des outils tiers et du support Microsoft
Plusieurs outils tiers et services de consulting de Microsoft sont disponibles pour faciliter la migration des données entre tenants. Ces outils permettent de :
- Migrer les comptes utilisateurs et leurs propriétés (par exemple, l'historique d'email via le Exchange Legacy DN).
- Répliquer les dossiers publics Exchange, les sites SharePoint et les documents OneDrive
- Gérer des scénarios complexes impliquant PowerApps, PowerBI ou Azure Information Protection.
Microsoft propose également des scripts et des solutions spécifiques pour des tâches comme la migration des boîtes aux lettres Exchange.
Gestion de la coexistence à long terme
Dans certains cas, il peut être nécessaire de maintenir une coexistence entre plusieurs tenants pour assurer une collaboration continue. Microsoft propose des fonctionnalités comme B2B Collaboration pour faciliter cette collaboration entre tenants tout en maintenant des frontières de sécurité claires.
Conclusion
La migration de tenant à tenant Microsoft 365 est un projet complexe qui demande une planification minutieuse et une exécution structurée. Qu'il s'agisse d'une migration en un seul événement ou progressive, choisir la bonne approche dépend des besoins de l'organisation et du volume de données à migrer. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant les outils adéquats, les entreprises peuvent assurer une migration fluide tout en limitant les interruptions pour leurs utilisateurs finaux.