Logo Synapsys Microsoft Project Online : Télétravail, technophobie, quelques leviers d’un outil de gestion de projet collaboratif
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Microsoft Project Online : Télétravail, technophobie, quelques leviers d’un outil de gestion de projet collaboratif

Lancé depuis la fin de l’année 2019, Microsoft Project dans sa version en ligne offreune intégrationde plus en plus poussée avec le reste de l’écosystème Microsoft 365. 

De l’outil créé pour et utilisé par les chefs de projet, cette nouvelleversions’oriente avant tout vers la collaboration. 

A l’heure où le télétravail reste massif dans les entreprises, comment Microsoft Project peut-il permettre d’améliorer le suivi et de piloter finement les projets en cours ? Comment, en fonction de l’attrait ou non pour les technologies de l’information, est-il possible d’adapter son utilisation afin dele mettre à la portée de tous ? 

1. Microsoft Project 

Plus simple et plus intuitive que le client lourd, la version en ligne a été entièrement revue. Trois vues existent : grille, tableau et chronologie. Chacune d’entre elles apporte sa vision de l’avancement d’un même projet.  

Grille :elle permet de visualiser l’ensemble des tâches d’un projet, leur avancement,mais également de gérer les efforts nécessaires et donc les ressources humaines, pour chaque tâche.

image de Microsoft Project contenant une table

Tableau :à l’instar des tableaux utilisés dans la méthode Kanban, cette vision du projet se retrouve dans de nombreux outils du marché. Elle permet de visualiser lestâches en fonction de leur statut, de leur progression, des acteurs affectés ou bien même en se basant sur des regroupements définis en amont.

Image de Microsoft Project contenant un tableau

Chronologie :tel un diagramme de Gantt, cet affichage permet de visualiser dans le temps le déroulement d’un projet ainsi que les dépendances entre les tâches. Plus visuel que des chiffres, il permet également de suivre et redéfinir les durées des étapes du projet. 

image de Microsoft Project contenant un outil de chronologie, un diagramme de Gantt

Microsoft Project s’intègre avec Teams pour soutenir la collaboration et faciliter la gestion de tous les aspects d’un projet d’équipe, y compris le partage de fichiers, les conversations et les réunions.Quel que soit leurbureau(bâtiment d’entreprise, appartement,terrasse decafé, …),tousles acteurs d’un projetpeuvent modifier les tâches simultanémentpermettant ainsi un meilleur partage de l’information.

2.Une clé : lacollaboration

L’une des clésde la réussite d’un projet repose dans le partage del’informationentre toutes les parties prenantes.Ilest essentielautant au sein del’équipe pour connaître l’avancement, les difficultés, les besoins de chacun, qu’aumanagement, pour la supervision et lereporting.

Cettenécessitéest renforcée aujourd’hui du fait de la crise sanitaire que nous traversons.

Un outil de gestion de projet doit donc répondre à une problématique :être accessible à tous et à tout moment.

Tout comme sesconcurrents, tels que Monday.com ou Trello, Project Online se positionne comme unoutil de gestion de projet collaboratif.Il est accessible à tous les participants d’un projet pour leur permettre de voir et modifier les tâches qui leur sont affectées.

Parson intégration poussée avec Microsoft Teams,Project Onlinerenforce ce lien entre les parties prenantes.Un projet peut être associé à une équipe donnée permettant ainsi de centraliser l’information dans sa globalité.Chaque membre de l’équipe retrouvera ainsi l’information dont il a besoin en un seul et même lieu.

3. Une utilisation différente en fonction des publics 

A chaque public,son utilisation.

Le chef de projet, au travers d’un outil hautement collaboratif, pourra tout aussi biensuivre l’avancement de son projet, valider la bonne tenue des jalons,mais aussi prévoir à l’avancelesdérives du projet.Utilisé par le seul chef de projet,Microsoft Project Online n’apportera pas plus d’intérêt que son prédécesseur.

Néanmoins, deparsa forte intégration aux outils collaboratifs, le champ des possibles s’ouvre :

  • Le management :afin de fournir undashboardd’avancement sur les projets gérés entemps réel, Project Online pourra être connecté à Power Bi.Chacunseraainsien mesure d’avoiren clin d’œilun état de santédes projets en cours.Petit plus, Power Bi peut aussi être intégré à Teams, permettant encore une fois de plus de centraliser l’information.
  • Les technophiles : de leurcôté, ces derniers seront en mesure de participer activement à la gestion du projet. Chacun sera autonome sur les tâches qui lui sont confiées et pourra ainsi suivre son activité au quotidien et communiquer sur l’avancement globalet les difficultés rencontrées.
  • Les technophobes : sans doute de prime abord les moins impactéspar ces aspects collaboratifs. Néanmoins, une façon simple de les intégrer et de leur donner envie d’approfondir ces sujets pourra être de se servir directement des modes Tableau et Chronologie pour partager,en réunion,l’avancement de chaque élément. Un gain de temps pour le chef de projet qui n’aura plus à préparer un support spécifique à chaque comité et une collaboration accrue autour d’un même outil.

Conclusion

Microsoft Teams Online,parsaforte intégration à l’écosystème M365, offre ainsi un nombre important d’opportunités pour améliorer le suivi des projetset rendre l’exercice pluscoopératif. Chacun pourra y trouver un intérêt à son niveau et en fonction de son besoin.

Date de publication : 27 mai 2021

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