Microsoft Project Online : zoom sur un outil de gestion de projet collaboratif

Collaboration
Description de l'image
Quentin Douetteau Service Manager

Lancé depuis la fin de l’année 2019, Microsoft Project dans sa version en ligne offre une intégration de plus en plus poussée avec le reste de l’écosystème Microsoft 365. 

De l’outil créé pour et utilisé par les chefs de projet, cette nouvelle version s’oriente avant tout vers la collaboration.  

A l’heure où le télétravail reste massif dans les entreprises, comment Microsoft Project peut-il permettre d’améliorer le suivi et de piloter finement les projets en cours ? Comment, en fonction de l’attrait ou non pour les technologies de l’information, est-il possible d’adapter son utilisation afin de le mettre à la portée de tous ?  

1. Microsoft Project  

Plus simple et plus intuitive que le client lourd, la version en ligne a été entièrement revue. Trois vues existent : grille, tableau et chronologie. Chacune d’entre elles apporte sa vision de l’avancement d’un même projet.   

Grille : elle permet de visualiser l’ensemble des tâches d’un projet, leur avancement, mais également de gérer les efforts nécessaires et donc les ressources humaines, pour chaque tâche. 

image de Microsoft Project contenant une table

Tableau : à l’instar des tableaux utilisés dans la méthode Kanban, cette vision du projet se retrouve dans de nombreux outils du marché. Elle permet de visualiser les tâches en fonction de leur statut, de leur progression, des acteurs affectés ou bien même en se basant sur des regroupements définis en amont. 

Image de Microsoft Project contenant un tableau

Chronologie : tel un diagramme de Gantt, cet affichage permet de visualiser dans le temps le déroulement d’un projet ainsi que les dépendances entre les tâches. Plus visuel que des chiffres, il permet également de suivre et redéfinir les durées des étapes du projet.  

image de Microsoft Project contenant un outil de chronologie, un diagramme de Gantt

Microsoft Project s’intègre avec Teams pour soutenir la collaboration et faciliter la gestion de tous les aspects d’un projet d’équipe, y compris le partage de fichiers, les conversations et les réunions. Quel que soit leur bureau (bâtiment d’entreprise, appartement, terrasse de café, …), tous les acteurs d’un projet peuvent modifier les tâches simultanément permettant ainsi un meilleur partage de l’information.  

2. Une clé : la collaboration 

L’une des clés de la réussite d’un projet repose dans le partage de l’information entre toutes les parties prenantes. Il est essentiel autant au sein de l’équipe pour connaître l’avancement, les difficultés, les besoins de chacun, qu’au management, pour la supervision et le reporting. 

Cette nécessité est renforcée aujourd’hui du fait de la crise sanitaire que nous traversons. 

Un outil de gestion de projet doit donc répondre à une problématique : être accessible à tous et à tout moment.  

Tout comme ses concurrents, tels que Monday.com ou Trello, Project Online se positionne comme un outil de gestion de projet collaboratif. Il est accessible à tous les participants d’un projet pour leur permettre de voir et modifier les tâches qui leur sont affectées. 

Par son intégration poussée avec Microsoft Teams, Project Online renforce ce lien entre les parties prenantes. Un projet peut être associé à une équipe donnée permettant ainsi de centraliser l’information dans sa globalité. Chaque membre de l’équipe retrouvera ainsi l’information dont il a besoin en un seul et même lieu. 

3. Une utilisation différente en fonction des publics  

A chaque public, son utilisation. 

Le chef de projet, au travers d’un outil hautement collaboratif, pourra tout aussi bien suivre l’avancement de son projet, valider la bonne tenue des jalons, mais aussi prévoir à l’avance les dérives du projet. Utilisé par le seul chef de projet, Microsoft Project Online n’apportera pas plus d’intérêt que son prédécesseur. 

Néanmoins, de par sa forte intégration aux outils collaboratifs, le champ des possibles s’ouvre : 

Conclusion 

Microsoft Teams Online, par sa forte intégration à l’écosystème M365, offre ainsi un nombre important d’opportunités pour améliorer le suivi des projets et rendre l’exercice plus coopératif. Chacun pourra y trouver un intérêt à son niveau et en fonction de son besoin. 

Articles Similaires

Collaboration

L’apparition de la vidéo dans la relation client des centres de contacts

La vidéo s’installe de plus en plus comme un canal incontournable dans le quotidien de la relation client. Elle permet de...

Collaboration

Workforce Management : mettre en place un outil de planification des effectifs d’un centre de contacts 

La mise en place d’un environnement de gestion des effectifs d’un centre de contacts est un projet conditionné à la...

Collaboration

Gérer l’expiration automatique des enregistrements de réunion Microsoft Teams

Bonjour à tous  ! Si vous suivez de près les évolutions de l’écosystème Microsoft 365, vous avez dû remarquer que...