Copilot pour Microsoft 365 : réussir son déploiement

Copilot pour Microsoft 365, avec ses capacités avancées d’intelligence artificielle et d’automatisation, représente une avancée majeure pour les entreprises utilisant Microsoft 365. Afin de garantir une adoption fluide et efficace et déployer Microsoft Copilot pour une utilisation optimale, il est indispensable de suivre une préparation de mise en œuvre dans sur la partie technique qu’utilisateurs.

Préparez votre environnement technique Microsoft 365 au déploiement de Copilot

Evaluation de l’environnement Microsoft 365

Avant de déployer Microsoft Copilot, il est crucial de réaliser une évaluation approfondie de votre environnement Microsoft 365. Cette étape implique une analyse détaillée de l’infrastructure actuelle, des processus existants et des besoins spécifiques de votre organisation.

Pour commencer, il est essentiel d’effectuer un inventaire des licences pour vérifier que votre organisation dispose des licences Microsoft 365 adéquates pour utiliser Copilot. Sans les licences appropriées, certaines fonctionnalités de Copilot pourraient ne pas être disponibles, limitant ainsi l’efficacité de l’outil.

Ensuite, vérifiez que toutes les applications utilisées sont compatibles avec Copilot pour Microsoft 365. Cela peut nécessiter une mise à jour des applications existantes ou même l’installation de nouvelles versions. Une attention particulière doit être portée aux intégrations avec des applications tierces, car une incompatibilité pourrait entraîner des interruptions dans leur fonctionnement.

À la suite de cette évaluation, vous pourrez identifier les processus métier qui bénéficieront le plus de l’automatisation par l’IA Copilot. Analysez chaque processus pour déterminer comment Copilot peut être intégré dans les usages afin d’améliorer l’efficacité et la productivité des équipes. Cette analyse doit inclure la documentation des processus actuels et l’identification des points de friction ou des goulots d’étranglement.

Copilot pour Microsoft 365 : sécurité et gouvernance

La sécurité des données est une préoccupation majeure lors de l’intégration de nouvelles technologies comme Microsoft Copilot. Il est impératif de s’assurer que toutes les mesures de sécurité sont en place pour protéger vos informations et données sensibles.

Un audit de sécurité complet de votre environnement Microsoft 365 doit être réalisé pour identifier les vulnérabilités potentielles. Cet audit doit inclure une évaluation des paramètres de sécurité actuels, des configurations de réseau et des pratiques de gestion des accès. Les résultats de cet audit fourniront une base pour améliorer les mesures de sécurité avant le déploiement concret du projet d’IA Copilot.

Assurez-vous que toutes les données sont chiffrées, tant au repos qu’en transit. Le chiffrement est crucial pour protéger les données sensibles contre les accès non autorisés. Des contrôles d’accès stricts doivent être mis en œuvre pour limiter l’accès à l’IA Copilot aux utilisateurs autorisés. Cela inclut la mise en place de politiques d’authentification multifactorielle (MFA) et l’utilisation de groupes de sécurité pour gérer les permissions. La gestion des identités et des accès (IAM) joue un rôle clé dans la protection des données et des applications, en veillant à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux ressources critiques.

Définissez votre plan de mise en œuvre de Copilot pour M365

Il est essentiel de définir clairement les objectifs et les bénéfices attendus de cette intégration. Par exemple, un objectif pourrait être de réduire le temps de traitement des demandes de support client de 20 % en automatisant certaines tâches avec Copilot pour Microsoft 365.

Établissez un calendrier détaillé de migration de Microsoft Copilot avec des étapes clés et des dates cibles. Ce calendrier doit inclure des phases de préparation, de déploiement, de test et de lancement. Il est également important de prévoir des périodes de formation pour les utilisateurs et des phases de suivi pour évaluer l’efficacité de Copilot après son déploiement.

Détaillez les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe projet et assurez-vous que chaque tâche a un propriétaire clairement identifié. Cela inclut les responsables de la sécurité, les administrateurs système, les développeurs et les formateurs. Une bonne coordination entre les différents membres de l’équipe est essentielle pour éviter les retards et les erreurs.

Préparez vos utilisateurs au lancement de Copilot pour Microsoft 365

Formez vos équipes à Copilot pour M365

Il est essentiel de sensibiliser et de former vos équipes aux nouvelles fonctionnalités et processus pour préparer au mieux votre organisation à l’intégration de Copilot. Pensez donc à organiser des sessions de formation pour familiariser les utilisateurs avec Copilot pour Microsoft 365 et à informer régulièrement les équipes des avancées et des changements liés à son intégration.

Lorsque vous organisez des sessions de formation, pensez à les adapter aux différents niveaux de compétences et rôles de chacun. Ces formations doivent couvrir les fonctionnalités de base de Copilot, les meilleures pratiques pour son utilisation mais également les procédures de sécurité. Nous vous recommandons d’avoir des messages sont clairs, cohérents et accessibles à tous via différents canaux de communication.

Également, pensez à proposer une formation spécifique et personnalisée pour les groupes d’utilisateurs qui auraient besoin d’une formation plus approfondie. De même, il peut être intéressant de mettre en place un support technique dédié pour répondre aux questions et résoudre les problèmes liés à l’IA Copilot.

Gérez les autorisations et les licences Microsoft Copilot

La gestion des autorisations et l’identification des rôles et responsabilités de chaque utilisateur sont capitales pour garantir une utilisation sécurisée et efficace de Copilot pour Microsoft 365.

Comment préparer au mieux la gestion des autorisations ?

• En assignant les autorisations appropriées grâce aux fonctionnalités de gestion des permissions de Microsoft 365.
• En configurant des groupes de sécurité et des rôles basés sur les responsabilités des utilisateurs.
• En s’assurant que les utilisateurs ont uniquement accès aux données et fonctionnalités dont ils ont besoin.
• En effectuant des revues régulières des autorisations (des changements peuvent survenir selon l’évolution de vos besoins, les changements organisationnels ou de nouvelles exigences de sécurité).
• En mettant en place des processus pour apporter les ajustements nécessaires.

Préparer son organisation pour l’IA Copilot implique également de déployer des applications Microsoft 365 et d’affecter des licences adéquates. Assurez-vous que toutes les licences nécessaires sont disponibles et que les utilisateurs sont correctement provisionnés. En gérant les licences de manière proactive, vous vous évitez les interruptions de service et les dépassements de coûts.

Gardez à jour vos procédures et analysez les retombées en matière d’usage

Pour garantir un fonctionnement optimal de Copilot, il est essentiel de mettre en place un plan de gestion des services. Ce plan doit inclure des procédures de maintenance, des stratégies de résolution des incidents et des indicateurs de performance clés (KPI).

Maintenance régulière de Copilot

Définissez des procédures claires pour la maintenance régulière de Copilot. Cela doit inclure les mises à jour logicielles, les correctifs de sécurité et les sauvegardes des données. Nous vous recommandons de documenter et effectuer un suivi rigoureux de ces processus de maintenance.

Incidents techniques

En élaborant en amont des stratégies concernant la résolution des incidents, vous pourrez les gérer et les résoudre plus rapidement. Pour cela, pensez à identifier les types d’incidents potentiels, définissez des procédures pour les détecter, les signaler et les résoudre et mettez en place une équipe de support technique pour intervenir en cas de besoin.

Indicateurs de performance en matière d’IA

L’analyse des rapports d’utilisation de Copilot est cruciale pour comprendre comment l’outil est utilisé et pour identifier les opportunités d’amélioration. Microsoft met à disposition des rapports d’activité pour suivre l’utilisation de l’outil. Vous pouvez donc les paramétrer pour observer le niveau d’adoption, la fidélisation et l’engagement des utilisateurs. Ces tableaux de bord doivent inclure des KPI pertinents, tels que le nombre d’utilisateurs actifs, le taux d’utilisation des fonctionnalités clés et le temps moyen de résolution des tâches automatisées par Copilot.

En plus de cela, vous pouvez recueillir de votre côté les retours d’expérience de vos utilisateurs pour identifier les points forts et les axes d’amélioration.

Copilot pour Microsoft 365 : développez des plug-ins

Pour maximiser les capacités de Copilot, envisagez de développer des plug-ins personnalisés qui répondent aux besoins spécifiques de votre organisation. En identifiant ces besoins non couverts par les fonctionnalités de base de Copilot et en sondant les utilisateurs finaux et les parties prenantes pour comprendre leurs besoins, vous serez en mesure de recueillir des idées pour de nouveaux plug-ins.

Pour créer les plug-ins, vous avez à disposition les outils de développement Microsoft. En effet, Microsoft fournit une gamme d’outils et de ressources pour les développeurs, y compris des SDK, des bibliothèques de code et des environnements de développement intégrés. Pensez à former votre équipe de développement à l’utilisation de ces outils.

Une fois que vos plug-ins sont développés, vous pouvez les publier et les déployer dans votre environnement Microsoft 365. Comme tout nouvel outil développé, il est important de tester les plug-ins de manière approfondie avant leur déploiement pour vous assurer qu’ils fonctionnent correctement et qu’ils n’introduisent pas de problèmes de performance ou de sécurité. Vous pourrez ensuite déployer ces nouveautés progressivement, en commençant par un groupe pilote, puis en les étendant à l’ensemble de l’organisation.

Conclusion

La préparation technique et l’habilitation des utilisateurs sont des étapes cruciales pour garantir une intégration réussie et une utilisation optimale lorsque l’on souhaite déployer Copilot pour Microsoft 365. En suivant les étapes de préparation, d’intégration, de mesure et de mise à l’échelle décrites dans cet article, vous pourrez tirer pleinement parti des avantages de l’IA Copilot.

Pour aller plus loin

Article – La sécurité dans le cloud : stratégie du Zero Trust

Article – Comment utiliser AWS Bedrock pour l’IA Générative ?

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