Comment utiliser Microsoft Copilot ? 

L’outil d’IA Générative Microsoft Copilot s’impose comme un outil révolutionnaire pour la productivité opérationnelle des équipes. Plusieurs grandes entreprises mondiales se sont lancées dans le déploiement à l’échelle de cet outil d’IA. 

C’est le cas de TotalEnergies qui a communiqué publiquement en février 2024 sur le déploiement généralisé de Copilot, ou L’Oréal qui a réalisé un retour d’expérience lors des Universités du CRiP 2024 autour des premiers retours de leur projet Copilot interne. 

Destiné à transformer les méthodes de travail, l’IA Copilot améliore la productivité et l’efficacité à divers niveaux de l’organisation, que celles-ci soient de grande ou petite taille. Après avoir exploré précédemment les prérequis nécessaires avant son déploiement, découvrez les avantages de l’IA Copilot pour les entreprises et nos conseils pour une mise en œuvre réussie. 

Pourquoi et comment utiliser Copilot ? 

IA Copilot améliore la productivité opérationnelle

Microsoft Copilot est conçu pour automatiser une variété de tâches répétitives, telles que la gestion des e-mails, la planification des réunions et la synthèse de documents. Par exemple, Copilot peut analyser le contenu des e-mails entrants et suggérer des réponses pertinentes, faire une synthèse de ceux que vous auriez pu manquer durant une absence ou bien simplement si vous travailler avec des personnes sur d’autres fuseaux horaires.  

Cette automatisation permet aux utilisateurs de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, augmentant ainsi la productivité globale de l’entreprise. En réduisant le temps passé sur des tâches administratives, vos équipes se concentrent sur des activités stratégiques qui nécessitent réflexion et créativité. 

De plus, l’IA Copilot propose des suggestions et des réponses contextuelles en temps réel. Lorsqu’un collaborateur rédige un rapport ou prépare une présentation, Copilot peut suggérer des améliorations de style, des informations pertinentes ou même des images et des graphiques à inclure. Cette fonctionnalité optimise non seulement le temps de travail mais réduit également les erreurs humaines, en fournissant des recommandations basées sur les meilleures pratiques et les données disponibles. Les suggestions en temps réel peuvent aider à résoudre des problèmes ou à répondre à des questions sans qu’il soit nécessaire de rechercher des informations supplémentaires, ce qui rend le travail plus fluide et plus efficace. 

Microsoft Copilot : un outil accessible intégré à Microsoft 365

L’IA Copilot est nativement intégré aux applications Microsoft 365, facilitant ainsi son adoption sans nécessiter une refonte complète des systèmes en place. Cette compatibilité signifie que les entreprises peuvent commencer à utiliser Copilot sans avoir à investir dans de nouvelles infrastructures ou logiciels. Les fonctionnalités de Copilot sont accessibles directement dans les interfaces des applications Microsoft 365, ce qui permet aux utilisateurs de tirer parti de l’IA sans quitter leur environnement de travail habituel. Cette intégration transparente assure une adoption rapide et minimise les interruptions de service pendant la transition. 

L’interface utilisateur intuitive de Copilot rend son utilisation accessible à tous les niveaux de compétences techniques. En cas de besoin, Microsoft propose des supports de formation et des tutoriels pour aider les utilisateurs à se familiariser avec les fonctionnalités de Copilot, ce qui renforce son accessibilité. 

IA Copilot : un outil personnalisable

L’IA de Copilot offre des recommandations adaptées aux tâches en cours et aux besoins spécifiques des utilisateurs. Par exemple, il peut suggérer des actions spécifiques, des documents à consulter ou des contacts pertinents.  

Copilot permet aux utilisateurs de s’améliorer constamment dans leur utilisation des outils numériques. L’outil est capable d’apprendre des interactions passées et de s’adapter aux préférences des utilisateurs, offrant ainsi des recommandations et des fonctionnalités de plus en plus précises au fil du temps. Par exemple, si un utilisateur préfère un certain style de rédaction ou une méthode particulière pour analyser des données, Copilot ajustera ses suggestions en conséquence.  

Quelques exemples concrets d’utilisation de l’IA Microsoft Copilot 

Microsoft Copilot peut être perçu comme un assistant numérique. Son utilité se manifeste à travers de nombreux exemples concrets : 

• Synthèse des e-mails : Pour les salariés travaillant dans un contexte international, Copilot synthétise les e-mails reçus durant la nuit ou pendant les vacances. Par exemple, au réveil, un utilisateur peut demander à Copilot de résumer les messages importants reçus, facilitant ainsi une prise de décision rapide et informée dès le début de la journée. 
• Rédaction de contenus : Lors de la rédaction d’un e-mail ou d’un document, Copilot peut proposer une première trame. Cela permet de gagner du temps en offrant une structure initiale que l’utilisateur peut ensuite personnaliser et compléter. 
• Réunions Teams : Copilot résume les réunions Teams, en extrayant les points clés discutés, les décisions prises et les tâches assignées. Il peut également identifier les participants en accord ou en désaccord avec les propositions faites, offrant une vue d’ensemble précise et rapide de la réunion. 
• Gestion de projets : Pour les projets complexes, Copilot peut transformer un document de 50 pages en une présentation synthétique de 10 diapositives, facilitant ainsi la communication et la compréhension des points essentiels. 
• Analyse de données : Dans Excel, Copilot peut aider à analyser les données, simplifiant les processus décisionnels basés sur des informations chiffrées. 
• Diagnostic et dépannage IT : Avec les outils Intune, Copilot peut diagnostiquer des problèmes de déploiement de postes ou d’applications, générer des commandes PowerShell, voire des scripts complets, accélérant ainsi la résolution des problèmes techniques. 
• Illustrations et traduction : Pour les présentations ou les rapports, Copilot peut générer des illustrations pertinentes et traduire des documents, facilitant ainsi la communication visuelle. 

A noter qu’en plus de son assistance générale, il est possible, grâce à l’écriture de prompts et scénarios spécifiques ainsi que par l’apprentissage de l’intelligence artificielle, de personnaliser l’aide de Copilot à un département spécifique dans l’entreprise.  

Il est donc tout à fait possible d’entraîner Copilot à valoriser une marque pour le service marketing, gérer les ticketings et réaliser des synthèses d’opérations pour le service informatique, écrire des fiches de postes pour les ressources humaines, faire des synthèses sous forme de tableau pour des comptes-rendus commerciaux et bien plus encore… 

Bonnes pratiques pour utiliser l’IA Copilot efficacement 

Pour tirer pleinement parti de Microsoft Copilot, voici quelques conseils pour l’utiliser au mieux : 

1. Formation des utilisateurs et conduite du changement : Assurez-vous que les utilisateurs sont bien formés à l’utilisation de Copilot. Identifiez des personnes clés dans chaque département qui peuvent devenir des ambassadeurs/champions et accompagner le changement sur le terrain. 
2. Définition de prompts clairs et précis : Lors de la création de prompts, soyez spécifique. Évitez les formulations vagues. Par exemple, plutôt que de demander « Donne-moi les dernières nouvelles de Michael », demandez plutôt « Quelles sont les dernières actions que Michael doit réaliser pour le projet d’implémentation de Copilot ? » 
3. Utilisation des bibliothèques de prompts : Profitez des ressources disponibles sur le site de Microsoft. Ce site offre une large bibliothèque de prompts préconçus qui peuvent servir de base pour vos propres besoins. 
4. Commentaires et précisions : N’hésitez pas à fournir des commentaires complémentaires à Copilot pour affiner les réponses. Par exemple, si une réponse initiale manque de précision, demandez des détails supplémentaires pour obtenir une réponse plus complète. 
5. Éviter les acronymes et termes spécifiques : Si votre entreprise utilise des acronymes ou des termes spécifiques, enseignez-les à Copilot ou préférez des formulations plus générales au début pour assurer une meilleure compréhension. 
6. Normes de ponctuation et de segmentation : Utilisez une ponctuation correcte et segmentez vos phrases pour que Copilot puisse comprendre et répondre plus précisément à vos demandes. 
7. Vérification et validation : Copilot offre des suggestions mais il est crucial de vérifier et valider les informations fournies pour s’assurer de leur exactitude et pertinence par rapport à votre domaine d’activité. 

Microsoft Copilot est un atout majeur pour les entreprises cherchant à optimiser leur productivité et leur efficacité. Avec une planification soignée, une formation adéquate, et une intégration sécurisée, Copilot peut transformer les opérations quotidiennes et offrir un avantage concurrentiel significatif.  

Pour aller plus loin 

Article – IA Générative : comment exploiter une base de connaissance avec RAG et AWS Bedrock ? 

Article – Green IT : comment l’IA aide les entreprises à adopter des pratiques plus durables ?