Microsoft Project Online : zoom sur un outil de gestion de projet collaboratif

Lancé depuis la fin de l’année 2019, Microsoft Project dans sa version en ligne offre une intégration de plus en plus poussée avec le reste de l’écosystème Microsoft 365. 

De l’outil créé pour et utilisé par les chefs de projet, cette nouvelle version s’oriente avant tout vers la collaboration.  

A l’heure où le télétravail reste massif dans les entreprises, comment Microsoft Project peut-il permettre d’améliorer le suivi et de piloter finement les projets en cours ? Comment, en fonction de l’attrait ou non pour les technologies de l’information, est-il possible d’adapter son utilisation afin de le mettre à la portée de tous ?  

Microsoft Project  

Plus simple et plus intuitive que le client lourd, la version en ligne a été entièrement revue. Trois vues existent : grille, tableau et chronologie. Chacune d’entre elles apporte sa vision de l’avancement d’un même projet.   

Grille : elle permet de visualiser l’ensemble des tâches d’un projet, leur avancement, mais également de gérer les efforts nécessaires et donc les ressources humaines, pour chaque tâche. 

Tableau : à l’instar des tableaux utilisés dans la méthode Kanban, cette vision du projet se retrouve dans de nombreux outils du marché. Elle permet de visualiser les tâches en fonction de leur statut, de leur progression, des acteurs affectés ou bien même en se basant sur des regroupements définis en amont. 

Chronologie : tel un diagramme de Gantt, cet affichage permet de visualiser dans le temps le déroulement d’un projet ainsi que les dépendances entre les tâches. Plus visuel que des chiffres, il permet également de suivre et redéfinir les durées des étapes du projet.  

Microsoft Project s’intègre avec Teams pour soutenir la collaboration et faciliter la gestion de tous les aspects d’un projet d’équipe, y compris le partage de fichiers, les conversations et les réunions. Quel que soit leur bureau (bâtiment d’entreprise, appartement, terrasse de café, …), tous les acteurs d’un projet peuvent modifier les tâches simultanément permettant ainsi un meilleur partage de l’information.  

Une clé : la collaboration 

L’une des clés de la réussite d’un projet repose dans le partage de l’information entre toutes les parties prenantes. Il est essentiel autant au sein de l’équipe pour connaître l’avancement, les difficultés, les besoins de chacun, qu’au management, pour la supervision et le reporting. 

Cette nécessité est renforcée aujourd’hui du fait de la crise sanitaire que nous traversons. 

Un outil de gestion de projet doit donc répondre à une problématique : être accessible à tous et à tout moment.  

Tout comme ses concurrents, tels que Monday.com ou Trello, Project Online se positionne comme un outil de gestion de projet collaboratif. Il est accessible à tous les participants d’un projet pour leur permettre de voir et modifier les tâches qui leur sont affectées. 

Par son intégration poussée avec Microsoft Teams, Project Online renforce ce lien entre les parties prenantes. Un projet peut être associé à une équipe donnée permettant ainsi de centraliser l’information dans sa globalité. Chaque membre de l’équipe retrouvera ainsi l’information dont il a besoin en un seul et même lieu. 

Une utilisation différente en fonction des publics  

A chaque public, son utilisation. 

Le chef de projet, au travers d’un outil hautement collaboratif, pourra tout aussi bien suivre l’avancement de son projet, valider la bonne tenue des jalons, mais aussi prévoir à l’avance les dérives du projet. Utilisé par le seul chef de projet, Microsoft Project Online n’apportera pas plus d’intérêt que son prédécesseur. 

Néanmoins, de par sa forte intégration aux outils collaboratifs, le champ des possibles s’ouvre : 

• Le management : afin de fournir un dashboard d’avancement sur les projets gérés en temps réel, Project Online pourra être connecté à Power Bi. Chacun sera ainsi en mesure d’avoir en clin d’œil un état de santé des projets en cours. Petit plus, Power Bi peut aussi être intégré à Teams, permettant encore une fois de plus de centraliser l’information. 
• Les technophiles : de leur côté, ces derniers seront en mesure de participer activement à la gestion du projet. Chacun sera autonome sur les tâches qui lui sont confiées et pourra ainsi suivre son activité au quotidien et communiquer sur l’avancement global et les difficultés rencontrées. 
• Les technophobes : sans doute de prime abord les moins impactés par ces aspects collaboratifs. Néanmoins, une façon simple de les intégrer et de leur donner envie d’approfondir ces sujets pourra être de se servir directement des modes Tableau et Chronologie pour partager, en réunion, l’avancement de chaque élément. Un gain de temps pour le chef de projet qui n’aura plus à préparer un support spécifique à chaque comité et une collaboration accrue autour d’un même outil.

Conclusion 

Microsoft Teams Online, par sa forte intégration à l’écosystème M365, offre ainsi un nombre important d’opportunités pour améliorer le suivi des projets et rendre l’exercice plus coopératif. Chacun pourra y trouver un intérêt à son niveau et en fonction de son besoin.